Simpel gezegd is process mining een analysetechniek die bedoeld is om bedrijfsprocessen te visualiseren, analyseren en verbeteren. Dit helpt bedrijven te kunnen begrijpen hoe hun proces werkelijk verloopt zodat er precies kan worden gezien wat er goed of fout gaat, en door wie of wat dit komt.

Process mining kan gebeuren door middel van tools. In deze tools wordt de data die het proces vastlegt ingeladen en door middel van de tools wordt het proces gevisualiseerd. Er zijn veel verschillende aanbieders van tools. Vimak heeft onderzoek gedaan naar alle beschikbare tools op de markt om er daaruit 1 te kiezen die wij gebruiken om uw proces te gaan analyseren.

De data die in de tool wordt geladen moet aan 3 eisen voldoen. Er moet een Case ID zijn, dit is een uniek nummer wat die bij elke case hoort. Deze “case” is een casus die eigenlijk 1 keer het hele proces doorloopt. Bijvoorbeeld de verzending van een pakketje die het hele proces van begin tot en met het eind doorloopt. Door dit Case ID kan elke aparte case geanalyseerd wordt om afwijkingen en patronen te kunnen herkennen waardoor hierop geanticipeerd kan worden, zodat deze niet meer voorkomen.

De volgende eis aan de data is dat er activiteiten moeten zijn. Deze activiteiten zijn de proces stappen. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld, het ontvangen van een order of het betalen van een order. Op deze specifieke activiteiten kunnen er diepgaande analyses worden uitgevoerd, zodat er precies gezien kan worden wie de activiteit uitvoert en hoelang diegene hier over doet.

De laatste vereiste is een timestamp. De timestamp geeft aan op welk tijdstip elke activiteit is gebeurd, zodat er gemakkelijk kan worden gezien hoeveel tijd er bijvoorbeeld zit tussen het sturen van een factuur en de betaling hiervan.

Als het proces gevisualiseerd is kan er analyse gedaan worden op de uitkomst. Hierbij zal je gelijk schrikken als je ziet dat het proces waarschijnlijk heel anders verloopt dan gedacht of gehoopt. Maar geen zorgen, Vimak voert diepgaande analyses uit op het gekozen proces waarbij wij onze bevindingen met je zullen delen. Deze bevindingen zullen dan intern doorgevoerd moeten worden om zo daadwerkelijk het proces te kunnen verbeteren.

Process mining kan processen verbeteren op veel verschillende manieren. Het begint bij het analyseren van de afwijkingen. Je bedrijf zal vast een uitgeschreven stappenplan hebben opgesteld voor het proces en je wilt natuurlijk dat uw medewerkers zich hier zoveel mogelijk aan houden. Maar het kan zijn dat er wel eens wordt afgeweken van dit stappenplan. Met process mining kan er precies worden gekeken wanneer deze afwijking voorkomt, door wie of wat deze afwijking komt en hoe vaak deze voorkomt. Met deze informatie weet je precies bij wie of wat het probleem ligt zodat deze zo snel mogelijk op kan worden gelost en zodat dit niet meer voor hoeft te komen.

Process mining kan ook helpen met het verlagen van de doorlooptijd. Je zult misschien niet precies weten hoelang het gemiddeld duurt om 1 keer door heel het proces door te lopen. Process mining kan precies in kaart brengen hoelang het duurt. Maar nog belangrijker, hoe het sneller kan. Er kan gemakkelijk gefilterd worden op de cases met langere doorlooptijden zodat er weer precies kan worden gezien waardoor dit komt. Door deze inzichten kan de doorlooptijd van het proces aanzienlijk worden verlaagd.

Uiteindelijk kunnen ook nog de bottlenecks binnen het proces makkelijk achterhaald worden. Process mining geeft gedetailleerd alle tijden tussen de activiteiten maar ook hoelang elke activiteit duurt. Als er een lange doorlooptijd zit tussen 2 activiteiten is dit een bottleneck. Deze moeten zo min mogelijk voorkomen zodat het proces gestroomlijnd en snel blijft verlopen. Process mining kan precies opsporen waar deze liggen en waar dat door kan komen. Zodat deze zo snel mogelijk opgelost kan worden.

Al deze analyses zijn ervoor om de operationele efficiëntie van het gekozen proces te verbeteren waardoor er veel kosten kunnen worden bespaard. Door de expertise en begeleiding van Vimak beloven wij dus voor een aanzienlijke verbetering in uw proces!